В рубрике «Рабочее место» российские предприниматели, топ-менеджеры и представители интересных профессий делятся секретами управления и организации рабочего процесса. Герой нового выпуска — сооснователь и генеральный конструктор студии промышленного дизайна Karfidov Lab Алексей Карфидов. Он рассказал Rusbase о том, что помогает ему управлять временем и делами, почему важно уметь делегировать задачи и какие писатели и бизнесмены его вдохновляют.

Из чего состоит ваш рабочий день

Встаю обычно 8 утра, делаю зарядку, готовлю завтрак. По возможности 20–30 минут читаю бизнес-книги или классику. Стараюсь не попадать с самого утра в ловушку телефона: смотрю в нем новости, только если тяжело вставать. Последняя операционка Apple iOS 12 считает время, которое ты провел за телефоном — это очень помогает реже его использовать.

В офис приезжаю к 10-11 утра, по понедельникам провожу общую планерку со всеми офисами (в Москве, Санкт-Петербурге и Екатеринбурге). В работе приходится учитывать разницу во времени: в 10 утра по-нашему ребята в Екатеринбурге уже 2-3 часа как работают. Иногда это помогает за утро сделать больше.

Я веду переговоры, курирую средние и крупные работы по конструкторской части на этапе конструирования и сопровождения производства. Также работаю с кадрами. Вообще, на работу с людьми уходит до 90% времени. На креатив остается всего 10% — и уж тогда я начинаю вовсю чертить и конструировать, чтобы мозг технаря не расслаблялся.

Каждую неделю у нас обычно 2-3 внешние встречи — все остальные проводим прямо в офисе. Иногда по работе нужно ездить в «Сколково», и с текущей транспортной доступностью это непросто: поездка может занять полдня.

В начале недели я работаю в офисе до 8-9 вечера, в остальные дни стараюсь не пересиживать и ухожу в 19-20 часов. Иногда психологически тяжело уйти домой: работа держит — тогда напоминаю себе: чтобы не перегореть к середине недели, нужно эффективно распределять время.

Как выглядит рабочее место

К рабочему столу у меня одно требование — большой размер. Последний стол, за которым я сидел, понадобился на запчасти для одного из проектов — сейчас заказали новый, самый обычный, из IKEA. Сижу на деревянной табуретке: мягкие кресла расслабляют.

Почти всегда со мной рабочий ноутбук, остальные дела в телефоне. Сейчас не смогу работать без напоминаний, иначе приходится долго восстанавливать картину мира.

Управление делами и командой

В работе я стараюсь жить правилом одного дня и действовать на максимуме. Для этого нужно тщательно продумать, что лучше делать утром, что днем и что вечером.

В первую очередь я занимаюсь теми задачами, где нужна связка с людьми. Затем берусь за те, которые выполняю один. Важно не забивать дни задачами под завязку. Семь лет назад я прочитал книгу Глеба Архангельского «Тайм-драйв. Как успевать жить и работать» — до сих пор ей руководствуюсь и читаю блог автора.

Половина рабочих процессов у меня находится в приложении «Напоминания», там же возникают групповые задачи, задачи на контроле. Также пользуюсь Trello, amoCRM, XMind (подробнее о них — ниже, в разделе «Топ-5 приложений». — Прим. ред.). 

Задачи, которые не успел сделать сегодня, спокойно отпускаю на завтра или перераспределяю. Если сделал меньше, чем запланировал, не виню себя. План хоть и оказался несовершенным, но он мой, и нужно еще учиться эффективно распоряжаться своим и чужим временем.

В работе с командой стараюсь придерживаться советов из книг Карнеги: не ругать, не приказывать и не упрекать. Не всегда получается, но уверен, что доброжелательность и вежливость в перспективе дают больше, чем кнут.

Что помогает сфокусироваться на делах

С утра читаю новости «Сделано у нас» и о достижениях и разработках в авиации, например, «Авиация России». Еще смотрю в Facebook ТВ-ролики о том, что хорошего и нового построено в Москве (темпы строительства инфраструктуры колоссальные!) и другие подобные по отраслям. Все это настраивает на позитивный лад.

Как вы переключаетесь с работы на отдых

В последнее время очень помогает чтение художественной литературы: это как бы выгружает из мозга задачи, которые держишь в голове. В «домашний режим» быстро переключают и мои дети: они звонят и спрашивают, когда я приеду домой. А больше всего помогает тишина, молчание. Когда в офисе много людей, сложно сосредоточиться — хочется поработать одному.

Топ-5 приложений, которыми вы пользуетесь чаще всего

«Напоминания». Это приложение заменило мне блокнот, оно куда более функционально. Создаю здесь групповые задачи, в комментариях к тому или иному напоминанию пишу перечень заданий. Здесь же завожу задачи для ежедневного контроля, чтобы помнить, что еще не выполнено. Закрытые задачи удаляю, а не завершаю — так быстрее и багов меньше.
XMind — позволяет строить дерево цели, выстраивать сложные структуры проектов и наглядно создавать многоуровневые связи. В приложении можно формировать продуманные планы действий и тактические шаги на недели и месяцы.
Trello — канбан-доска, удобная для отслеживания прогресса и статуса задач. Хорошо подходит для задач, связанных с софтом. В меньшей степени — для контроля технических процессов. Но нам было удобно записывать в Trello идеи, которые возникали в ходе изготовления, сборки и использования нового изделия — а затем мы распределяли эти идеи по задачам. 
«Заметки» — удобное приложение для любых записей: от спонтанных идей до сложных схем. Когда творчество накатывает и в голове рождается образ сложного механизма, нужно для начала это записать внятно для самого себя. В результате, когда будешь пересматривать эту заметку через неделю или месяц, картина быстро восстановится. Заметки можно сортировать по темам — это очень удобно.
amoCRM — для отслеживания сделок. Например, чтобы не забыть, что две недели назад были переговоры с новой компанией, было выслано предложение и вторая сторона взяла две недели на рассмотрение. Также в приложении можно контролировать статус переговоров и перспективных сделок.

Источники вдохновения

Меня вдохновляют произведения писателей-фантастов: братьев Стругацких, Рея Брэдбери, Филипа Дика. Чего только стоит ситуация в рассказе Дика «Помутнение», когда человеку в костюме, дающем полную анонимность, поручают следить за самим собой, не зная, кто скрывается под костюмом. Тема анонимности актуальна, хотя рассказ написан более полувека назад — когда видишь аналогии с нашим временем, появляются идеи, как сделать нечто подобное.

Также впечатлили книги о том, как создавались современные компании и бренды, например, Sony, Samsung, Nintendo, «Яндекс». Интересно узнавать, какой путь проходили эти гиганты, как выстраивали работу, начиная с опытного производства.

Из кино — фильмы Дэвида Линча. Это запредельная психоделика. Поначалу ничего не понятно, поэтому приходится постоянно думать, чтобы уловить, что хотел сказать автор, или что он мог иметь в виду, или хотя бы почему все именно так. Жаль только, что в последнем «Твин Пиксе» режиссер свернул куда-то не туда.

Из бизнесменов вдохновляют соотечественники: Тиньков, Лебедев, Фридман, Александров. Еще интересуюсь биографиями наших величайших конструкторов Ростислава Алексеева, Игоря Сикорского и других.

3 главных урока, которые вы получили на руководящей должности

Сначала поставь задачи сотрудникам, а потом уже выполняй свою работу. При переходе с рабочей должности на руководящую кажется, что ты просто должен работать вдвойне, например, успевать конструировать и чертить еще больше — но это тупиковая ветвь. Нужно уметь отпускать задачи, которые хотелось бы сделать самому, даже если уверен, что сделаешь в тысячу раз лучше. Иначе, будучи руководителем, станешь выполнять работу рядового сотрудника, а не ту, которую должен. Хочется самому придумать, условно, конструкцию прибора — вовремя остановись, опиши концепцию, как себе это видишь, и передай другому.

Формулируй задачи четко, однозначно, лаконично и понятно. Это приходит с опытом, а еще при правильном подборе кадров: хорошо, когда люди с тобой на одной волне и все понимают с полуслова.

Не создавай бессмысленную движуху — ставь задачи эффективно. Важно продумать и проанализировать эффективность решения и последующих шагов. Здесь очень помогают более опытные сотрудники: они чувствуют, когда начинает «закручиваться воронка», и, чтобы не попасть в нее, подбирают эффективные решения. Со стороны иногда возникает ощущение: чем старше человек, тем медленнее он работает — но скорость сиюминутной работы далеко не всегда отражает эффективность процесса.

Источник: rb.ru